10 best document management systems
Najczęściej używany system zarządzania dokumentami:
Dzięki trwającemu procesowi digitalizacji ludzie chcą ograniczyć swoją pracę papierową i oczekują dostępu do ważnych dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.
Systemy zarządzania dokumentami to najlepsze rozwiązanie, które znacznie ułatwi to zadanie. Czytniki PDF są najlepszym przykładem systemu zarządzania dokumentami, dzięki któremu można uzyskać dostęp do pliku PDF w trybie offline i przechowywać go w celu przeglądania, a nawet drukowania i publikowania w dowolnym czasie i miejscu.
Systemy zarządzania dokumentami są również znane jako system zarządzania treścią i są powszechnie uważane za składnik zarządzania treścią przedsiębiorstwa (ECM). Jest to związane z zarządzaniem rekordami, przepływami pracy, zarządzaniem zasobami cyfrowymi itp.
W tym samouczku przyjrzymy się dogłębnie najpopularniejszym systemom zarządzania dokumentami, które są używane przez wiele odnoszących sukcesy organizacji do efektywnego zarządzania dokumentami papierowymi.
Czego się nauczysz:
Co to jest zarządzanie dokumentami?
Zarządzanie dokumentami można zdefiniować jako sposób, który jest używany przez organizacje do zarządzania i śledzenia dokumentów elektronicznych.
Wytyczne dla lepszego zrozumienia zarządzania dokumentami:
- Jednoczesna, ale oddzielna edycja dokumentów, aby uniknąć konfliktu nadpisywania.
- Aby przywrócić ostatnią dokładną wersję dokumentu w przypadku jakiegokolwiek błędu.
- Kontrola wersji w celu rozróżnienia między dwiema różnymi wersjami.
- Rekonstrukcja dokumentów.
Obecnie zarządzanie dokumentami jest dostępne od małej, samodzielnej aplikacji po konfiguracje na dużą skalę obejmujące całe przedsiębiorstwo, które zawierają standardowe funkcje wypełniania dokumentów.
Te funkcje obejmują:
- Miejsce przechowywania
- Bezpieczeństwo i kontrola dostępu
- Audyt i indeksowanie
- Klasyfikacja, wyszukiwanie i odzyskiwanie
- Integracja z aplikacją desktopową
Systemy zarządzania dokumentami
Systemy zarządzania dokumentami odnoszą się do elektronicznego zarządzania dokumentami i uzyskiwania do nich dostępu.
Systemy zarządzania treścią przedsiębiorstwa zarządzają dokumentami cyfrowymi utworzonymi za pomocą pakietu Microsoft Office Suite i oprogramowania księgowego, takiego jak CAD itp., I kontrolują je.
Aby system elektronicznego zarządzania dokumentami był skuteczny, powinien zawierać poniższe elementy:
- Import: Aby otworzyć nowy dokument w systemie.
- Przechowywanie: Aby zachować pliki systemowe i wykorzystać pamięć.
- Tożsamość: Dokładne pobieranie dokumentów poprzez przypisywanie indeksów.
- Eksport: Aby usunąć elementy z systemu.
- Bezpieczeństwo: Ochrona hasłem niektórych plików dla autoryzowanych użytkowników.
=> Skontaktuj się z nami zasugerować listę tutaj.
Najpopularniejsze systemy zarządzania dokumentami
Przyjrzyjmy się niektórym z popularnych systemów zarządzania dokumentami, które są szeroko stosowane w celu zmniejszenia liczby dokumentów papierowych i poprawy wydajności organizacji na podstawie dokumentów.
- pCloud
- HubSpot
- Na świeżym powietrzu
- LogicalDOC
- Biuro Feng
- Nuxeo
- Drzewo wiedzy
- Nasiona DMS
- Pudełko
- Dokumenty MasterControl
- M-Files
- Worldox
- Dokmee
- ademerit
Uzyskaj BEZPŁATNE wyceny systemu zarządzania dokumentami
# 1) pCloud
Kluczowe cechy
- pCloud pozwoli Ci ustawić uprawnienia grupy lub indywidualne poziomy dostępu.
- Możesz kontrolować dostęp do danych za pośrednictwem udostępnionych folderów.
- Pozwoli Ci to komentować pliki i foldery.
- Prowadzi szczegółowe dzienniki aktywności na koncie.
- Możesz uzyskać dostęp do dowolnej poprzedniej wersji swoich plików.
- Posiada funkcje zarządzania plikami, udostępniania, zabezpieczania, wersjonowania plików, tworzenia kopii zapasowych plików i zarządzania zasobami cyfrowymi.
# 2) HubSpot
Funkcje:
- HubSpot Oprogramowanie do zarządzania dokumentami sprzedaży i śledzenia sprzedaży będzie pomocne w budowaniu biblioteki treści sprzedażowych dla całego zespołu.
- Będziesz mógł udostępniać dokumenty ze skrzynki odbiorczej Gmail lub Outlook.
- Powiadomi Cię, gdy potencjalni klienci zainteresują się przesłanymi przez Ciebie treściami.
- Zapewni wgląd w to, w jaki sposób treść sprzedażowa jest pomocna w posunięciu procesu sprzedaży do przodu, jak często treść jest używana przez zespół.
- HubSpot ma wszechstronne oprogramowanie sprzedażowe z wieloma funkcjami, takimi jak śledzenie wiadomości e-mail, planowanie poczty e-mail, automatyzacja sprzedaży, czat na żywo, raportowanie itp.
# 3) Alfresco
zapewnienie jakości a kontrola jakości
Kluczowe cechy:
- Jest to system ECM typu open source, który zapewnia zarządzanie dokumentami, współpracę, zarządzanie wiedzą i treścią internetową, zarządzanie zapisami i obrazami, repozytorium treści i przepływ pracy
- Obsługuje system plików Common Interface (CIFS), który umożliwia zgodność dokumentów z systemem Windows, a także z systemami operacyjnymi Unix.
- Alfresco jest wyposażony w obsługę API i działa jako zaplecze do przechowywania i pobierania zawartości.
- Łatwe dostosowywanie i kontrola wersji to najlepsze cechy Alfresco, ale są dość skomplikowane w użyciu
Oficjalny link: Na świeżym powietrzu
# 4) LogicalDOC
Kluczowe cechy:
- LogicalDOC to oparty na Javie system typu open source, do którego można uzyskać dostęp za pomocą dowolnej przeglądarki internetowej
- System ten jest dostępny we własnej sieci i pozwala na tworzenie i zarządzanie dowolną liczbą dokumentów.
- Pomaga zwiększyć produktywność i współpracę systemów zarządzania dokumentami.
- Zapewnia szybki dostęp i łatwe wyszukiwanie treści.
- Wykorzystuje platformy Java, takie jak Hibernate, Lucene i Spring, aby zapewnić wysoce elastyczne rozwiązanie do zarządzania dokumentami.
- Jest wyposażony w zestaw dobrze zdefiniowanego interfejsu API do integracji z aplikacjami innych firm.
Oficjalny link: LogicalDOC
# 5) Biuro Feng
Kluczowe cechy:
- Feng Office to DMS typu open source z internetową platformą współpracy.
- Niektóre dobre funkcje pakietu Feng Office obejmują śledzenie czasu, wykres Gantta, zarządzanie zadaniami i zarządzanie wiedzą.
- Jest przyjazny dla użytkownika i umożliwia oznaczanie przedmiotów.
- Możesz nawet śledzić i wysyłać zawartość do wielu użytkowników jednocześnie.
- Jedyną wadą jest to, że niektóre jego funkcje są płatne tylko przy każdej aktualizacji.
Oficjalny link: Feng Gabinet
# 6) Nuxeo
Kluczowe cechy:
- Nuxeo to system typu open source, który zarządza przepływem treści w cyklu biznesowym.
- Sprawdzony system zmniejsza czasochłonność wyszukiwania i pobierania treści.
- Zapewnia wiele sposobów przechwytywania treści, w tym skanowanie obrazu.
- Rejestrowanie audytu to jedna z dobrych funkcji, których możesz użyć do śledzenia treści, a także jest łatwiejsza.
- Obsługuje bogaty zestaw interfejsów API, solidną platformę, łatwe dostosowywanie i obsługę projektów.
- Ale jest to dość trudne dla początkujących, a dostosowywanie niektórych instancji może również stać się skomplikowane.
Oficjalny link: Nuxeo
# 7) Drzewo wiedzy
Kluczowe cechy:
- System zarządzania dokumentami typu open source, który umożliwia śledzenie, udostępnianie i zabezpieczanie treści.
- Posiada funkcje, takie jak metadane, przepływ pracy, repozytorium dokumentów z kontrolą wersji i obsługę WebDAV.
- Możesz pobrać odpowiednią treść we właściwym czasie.
- Funkcja Quick-play umożliwia użytkownikowi tworzenie i zarządzanie rytmem treści.
Oficjalny link: Drzewo wiedzy
# 8) Nasiona DMS
Kluczowe cechy:
- Seed DMS to przyjazny dla użytkownika system zarządzania dokumentami typu open source.
- Ten DMS jest szczególnie oparty na PHP, MySQL i sqlite3.
- Służy jako w pełni rozwinięta platforma dla przedsiębiorstw do śledzenia, uzyskiwania dostępu, przechowywania i udostępniania dokumentów.
- Można go uznać za kolejną wersję LetoDMS i jest z nim w pełni kompatybilny.
- Umożliwia edycję dokumentów dostępnych w formacie HTML.
- Możesz przygotować prezentację online i umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym.
Oficjalny link: Nasionko DMS
# 9) Pudełko
Kluczowe cechy:
- Casebox to rozszerzalne narzędzie do rozszerzania zarządzania treścią, projektami i zasobami ludzkimi.
- Jest przeznaczony do obsługi zarządzania zadaniami, monitorowania, wyszukiwania pełnotekstowego, starszych danych itp.
- Ponadto Casebox jest wyposażony w doskonały mechanizm kontroli wersji i obsługuje logikę warunkową do obsługi zarządzania rekordami.
- Casebox pomaga przechowywać i blokować wiele plików w jednym miejscu z kontrolą użytkownika.
- Casebox zapewnia również bezpieczny hosting za pomocą szyfrowania SSL na zaszyfrowanym serwerze.
- Wirtualna sieć prywatna (VPN) może zapewnić bezpieczeństwo komunikacji.
Oficjalny link: Pudełko
# 10) Dokumenty MasterControl
Kluczowe cechy:
- MasterControl Inc. to komercyjne rozwiązanie oparte na chmurze, które umożliwia szybsze dostarczenie produktu poprzez zmniejszenie ogólnych kosztów i czasu potrzebnego do zarządzania dokumentami i treścią.
- Zwiększa wydajność produktu i bezpiecznie zarządza informacjami firmy
- System ten zapewnia takie funkcje, jak kontrola dokumentów, zarządzanie audytami, zarządzanie jakością i inne procesy regulacyjne.
- Oprócz tego narzędzie to obsługuje inne funkcje, takie jak zarządzanie zgodnością, współpraca, kontrola dostępu, zarządzanie drukowaniem, kontrola wersji, dostarczanie i indeksowanie dokumentów, współpraca i wyszukiwanie pełnotekstowe.
Oficjalny link: MasterControl
# 11) M-Files
Kluczowe cechy:
- M-Files pomaga w bezpiecznym zarządzaniu informacjami dzięki funkcji wypisania.
- Ta funkcja śledzi Twoje dokumenty po każdej małej i dużej zmianie.
- Jest to użyteczny, łatwy do wdrożenia system i solidny system zarządzania dokumentami.
- Jest również dostępny dla systemów Windows i Mac, a także kompatybilny z urządzeniami z systemem Android i iOS.
- Pliki M można łatwo zintegrować z innymi aplikacjami i uniknąć powielania.
Oficjalny link: M-Files
# 12) Worldox
Kluczowe cechy:
- Worldox to komercyjny i wszechstronny system do zarządzania dokumentami i wiadomościami e-mail.
- Worldox jest wyposażony w funkcje indeksowania o nazwie Archiwizacja i przechowywanie, które sprawiają, że dane są dostępne natychmiast, gdy jest to wymagane.
- Można go zintegrować z SharePoint i wdrożyć w systemach Windows, Android, Mac, iOS i Cloud.
- Funkcje zarządzania dokumentami w Worldox obejmują zarządzanie zgodnością, kontrolę dostępu, konwersję i indeksowanie dokumentów, zarządzanie pocztą e-mail, kontrolę wersji i wyszukiwanie pełnotekstowe.
Oficjalny link: Worldox
# 13) Dokmee
Kluczowe cechy:
- Dokmee to oparty na chmurze komercyjny system zarządzania dokumentami zapewniający wydajność i bezpieczeństwo Twoich dokumentów.
- Dokmee zapewnia wiele pulpitów, a także konfigurację internetową, przyjazny dla użytkownika interfejs, narzędzia do przechwytywania i edycji.
- Dokmee obsługuje doskonałe funkcje automatyzacji z indeksowaniem podstawowym i funkcjami wyszukiwania.
- Udostępnia zestaw narzędzi do obrazowania i śledzenia dokumentów w celu lepszej obsługi.
Oficjalny link: Dokmee
# 14) ademerit
Kluczowe cechy:
- Obsługuje mechanizm scentralizowanej kontroli do przechowywania dokumentów w jednym miejscu.
- Twoje dokumenty cyfrowe mogą być szybko organizowane z logiczną wiedzą i udostępniane zarówno w wersji komercyjnej, jak i otwartej.
- Zeskanowane dokumenty można konwertować na pliki PDF z możliwością wyszukiwania słów przy użyciu funkcji optycznego rozpoznawania znaków (OCR).
- Agile oparty na sieci WWW zapisuje plik w chmurze, ale nie tworzy automatycznie kopii zapasowej danych i żadne dane nie mogą zostać przywrócone.
- Kompatybilny ze wszystkimi systemami operacyjnymi, a tym samym umożliwia wyszukiwanie pełnotekstowe i kontrolę wersji.
Oficjalny link: ademerit
Oprócz tych 12 najpopularniejszych systemów zarządzania dokumentami, wciąż mamy kilka innych, które można dodać do powyższej listy. Przedstawiłem je krótko w poniższej sekcji.
Dodatkowe narzędzia
#piętnaście) eFileCabinet : To komercyjne narzędzie można zintegrować ze wszystkimi aplikacjami Microsoft Office. Jest dostępny z kilkoma wersjami dokumentów hostowanych i po stronie serwera.
Jego wyjątkowa funkcja Workflow umożliwia efektywne planowanie zadań.
Oficjalny link: eFileCabinet
# 16) ContractZen : Pomaga zarządzać ważnymi dokumentami ze wszystkimi szczegółami, takimi jak daty i zawartość.
Możesz przygotowywać audyty wewnętrzne i zewnętrzne, korzystając z dokumentów w ContractZen.
selenium java pytania do wywiadów i odpowiedzi dla doświadczonych
Oficjalny link: ContractZen
# 17) MaxxVault : MaxxVault zapewnia Enterprise Document Management Systems (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) i Cloud Document Management Solutions do zarządzania dokumentami.
Pomaga obniżyć koszty produktywności dzięki pełnej obsłudze automatyzacji.
Oficjalny link: MaxxVault
# 18) DocsVault : Systemy zarządzania dokumentami DocsVault oferują najlepsze funkcje do zarządzania i śledzenia dokumentów.
Obejmuje kontrolę wersji, bezpieczeństwo dokumentów, ścieżki audytu i historię, elektroniczne przepływy dokumentów, profilowanie dokumentów i tagowanie itp.
Oficjalny link: DocsVault
# 19) eVault : eVault to internetowy system zarządzania dokumentami. Zapewnia zarządzanie zgodnością, zarządzanie wielopoziomową hierarchią itp.
Jak każdy inny system zarządzania dokumentami, eVault zapewnia również kontrolę dostępu, indeksowanie dokumentów, kontrolę wersji itp.
Oficjalny link: eVault
#20) Katalizator : Catalyst opracował wiele komercyjnych produktów, takich jak Catalyst Insights w oparciu o XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track i OnRamp.
Jest rozwijany z obsługą wielu języków.
Oficjalny link: Katalizator
# 21) D. rupal : Drupal to system zarządzania treścią typu open source, który jest dobrze znany ze swoich funkcji, takich jak tworzenie treści, wydajność i bezpieczeństwo.
Modułowość to podstawowa zasada Drupala. Ten system jest elastyczny, skalowalny i łatwy w użyciu. Możesz stworzyć własną zintegrowaną platformę cyfrową za pomocą Drupala.
Oficjalny link: dr spadł
# 22) Wirtualny Gabinet : Biuro wirtualne ma funkcję wyszukiwania umożliwiającą wyszukiwanie dowolnego tekstu, autora, atrybutów itp.
Zapewnia również dobre zarządzanie plikami i bezpieczne przechowywanie. Dopasowuje się do kontekstu biznesowego i szybko znajduje informacje we właściwym czasie.
Dalsza lektura = >> Najlepsze oprogramowanie do blokowania folderów dla systemu Windows 10
Oficjalny link: Wirtualny Gabinet
# 2. 3) archiwum bitfarm : bitfarm-Archiv to system zarządzania dokumentami typu open source i zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie do archiwizacji zabezpieczonej przed audytem.
Niektóre ważne funkcje obejmują automatyczną archiwizację wielu źródeł dokumentów, wyszukiwanie pełnotekstowe, elastyczną konfigurację itp.
Oficjalny link: archiwum bitfarm
Otóż to!! Skończyliśmy z najpopularniejszymi systemami zarządzania dokumentami.
Możesz wybrać jeden lub więcej zgodnie ze swoimi wymaganiami i zobaczyć, który będzie najbardziej odpowiedni dla Twojej organizacji. Korzystanie z tego oprogramowania zwiększa ogólną produktywność i sprawia, że zadania są znacznie łatwiejsze i bardziej elastyczne.
Wniosek
Zarządzanie dokumentami zmniejsza ilość wysiłku i czasu poświęcanego na zarządzanie dokumentami i zawartością.
Zarządzanie dokumentacją i śledzenie dokumentacji jest żmudną pracą dla osoby, która ją obsługuje, ale wspomniane powyżej oprogramowanie jest bardzo pomocne, aby uczynić ją elastyczną w krótszym czasie.
Systemy zarządzania dokumentami przechwytują i organizują dokumenty w dokumenty elektroniczne w celu łatwego dostępu, zarządzania i śledzenia w dowolnym momencie, zgodnie z potrzebami. Przechwytywanie i indeksowanie to wspaniałe funkcje DMS, które służą do łączenia wielu i większych dokumentów jednocześnie.
=> Skontaktuj się z nami zasugerować listę tutaj.Mam nadzieję, że wybrałbyś jeden z powyższej listy !!!
rekomendowane lektury
- Samouczek dotyczący systemu zarządzania dokumentami SharePoint
- 10 najlepszych systemów oprogramowania do zarządzania talentami w 2021 r. (Recenzje)
- 10 najlepszych systemów oprogramowania do zarządzania wydajnością pracowników w 2021 r
- 10 najlepszych systemów zarządzania wiedzą w 2021 r
- 20 najlepszych programów do zarządzania przepływem pracy w 2021 r
- 10 najlepszych systemów oprogramowania do zarządzania magazynem (WMS) w 2021 r
- 6 najlepszych detalicznych systemów POS na 2021 r
- 6 NAJLEPSZYCH systemów POS w restauracji w 2021 r. (Tylko Top Selective)