sharepoint document management system tutorial
Dogłębna analiza systemu zarządzania dokumentami SharePoint, jego wersji i funkcji:
W tym artykule omówimy, czym jest SharePoint, jak utworzyć system zarządzania dokumentami SharePoint, wady i zalety korzystania z SharePoint oraz różne typy pobierania.
Zarządzanie ogromną ilością dokumentacji w dowolnej organizacji może być bardzo męczące zarówno pod względem czasu, jak i pracy, a ponadto może być podatne na błędy. Jednak ważne jest, aby zachować wszystkie dokumenty na miejscu, aby projekt przebiegał sprawnie.
Wszystkie organizacje potrzebują solidnego systemu do bezpiecznego przechowywania dokumentacji we właściwej kolejności. Zanurzmy się głębiej w jeden z najsolidniejszych systemów zarządzania dokumentami oferowany przez SharePoint - produkt firmy Microsoft.
Czego się nauczysz:
- Co to jest system zarządzania dokumentami?
- Co to jest SharePoint?
- Wymagania wstępne dotyczące utworzenia systemu zarządzania dokumentami w programie SharePoint
- Tworzenie systemu zarządzania dokumentami w SharePoint
- Funkcje systemu zarządzania dokumentami SharePoint
Co to jest system zarządzania dokumentami?
System zarządzania dokumentami to oprogramowanie, które kontroluje i śledzi pełny cykl życia dokumentów. Cykl życia dokumentu składa się z różnych etapów, od jego powstania do dezaktywacji.
jakie jest najlepsze konto e-mail
Korzystając z systemu zarządzania dokumentami, utworzony dokument może być przechowywany i śledzony w każdej jego wersji, obejmującej każdą zmieniającą się cechę dokumentu, w tym każdy szczegół jego modyfikacji, rewizji i użytkowania.
Jaki jest cykl życia dokumentu?
Pięć podstawowych etapów cyklu życia dokumentu to:
1) Planowanie
Faza planowania polega na szkicowaniu planu tego, co dokument musi zawierać. Sposób, w jaki dokument musi być ustrukturyzowany, jest przemyślany i zbierane są niezbędne dane do stworzenia dokumentu
2) Tworzenie
Na tym etapie tworzona jest i numerowana wersja robocza dokumentu. Na przykład - wersja 1.0; w trakcie którego autor tworzy dokument gotowy do recenzji.
3) Recenzja
Na tym etapie wersja robocza lub pierwsza wersja dokumentu jest przekazywana recenzentowi. Recenzent dokładnie przegląda dokument i sugeruje wszelkie potrzebne zmiany.
4) Modyfikacja
Podczas redagowania autor, a czasem redaktor, uzgadnia wymagane zmiany i pracuje nad dokumentem, aby je uwzględnić.
5) Zatwierdzenie
Jest to ostatni krok, podczas którego dokument trafia do zatwierdzenia przez eksperta merytorycznego upoważnionego do jego podpisania.
Powyższe etapy cyklu życia dokumentu mogą obejmować więcej etapów, w zależności od warunków organizacji i możliwości projektu. Tak złożony cykl życia dokumentu można z łatwością obsłużyć za pomocą potężnego narzędzia, takiego jak SharePoint.
W następnej sekcji zobaczymy, czym jest SharePoint i jak można go wykorzystać do zarządzania dokumentami?
SharePoint to platforma współpracy, która umożliwia równoległe używanie i działania wielu użytkowników w organizacjach w celu przechowywania i zarządzania prostymi i złożonymi rozwiązaniami do zarządzania danymi.
SharePoint został uruchomiony w 2003 roku przez Microsoft. Od samego początku firma Microsoft opracowywała różne wersje produktów SharePoint i plików do pobrania w celu dostosowania do różnych potrzeb klientów.
1) SharePoint Online
Jest to usługa oparta na chmurze, która umożliwia firmie subskrybowanie usług SharePoint Online i utrzymywanie transakcji dokumentowych ze wszystkimi zainteresowanymi stronami przy użyciu platformy chmurowej, zamiast instalowania programu SharePoint lokalnie.
2) Serwer SharePoint
W zależności od potrzeb biznesowych, SharePoint można zainstalować i wdrożyć lokalnie przy użyciu wersji SharePoint Server.
Oprócz powyższych dwóch typów plików do pobrania, dostępnych jest kilka innych wersji.
Plik SharePoint Foundation , która jest starszą wersją SharePoint, dostępną tylko w SharePoint 2013. Jest nadal szeroko stosowana. Istnieje również plik SharePoint Designer 2013 używane do tworzenia rozwiązań obsługujących przepływ pracy. Popularnie znany OneDrive, który ma swoją wersję dla firm o nazwie OneDrive Business Sync.
Tak więc, w zależności od wymagań i możliwości firmy, klienci mogą pobrać odpowiednią wersję programu SharePoint, aby spełnić ich potrzeby.
W tej sekcji zobaczymy, jak korzystne jest dla organizacji wybranie programu SharePoint do zarządzania dokumentami.
Zalety korzystania z SharePoint do zarządzania dokumentami:
1) Wysoki poziom bezpieczeństwa i integralności
Funkcje bezpieczeństwa Microsoft SharePoint są tak solidne, że użytkownik nigdy nie będzie musiał martwić się nieautoryzowanym dostępem do plików informacji niejawnych lub brakiem integralności aplikacji.
2) Przyjazny dla użytkownika
SharePoint jest zbudowany z myślą o wszystkich poziomach interesariuszy, którzy mogą korzystać z tego narzędzia, dlatego jest zaprojektowany w taki sposób, aby był łatwy w użyciu dla wszystkich użytkowników.
3) Administracja ogółem
co to jest klucz bezpieczeństwa dla routera
SharePoint posiada konsolę do centralnej administracji, za pomocą której administracja będzie miała dostęp do dodawania swoich funkcji, ustawień i konfiguracji z pełną kontrolą.
4) Personalizacja
Poziom dostosowywania zapewniany przez SharePoint programistom jest bardzo szeroki; narzędzie można modyfikować i całkowicie dostosowywać zgodnie z wymaganiami biznesowymi.
5) Współpraca
Jest to najlepsza i jedna z najważniejszych funkcji SharePoint, która pomaga wszystkim użytkownikom SharePoint w biznesie współpracować i być na bieżąco z każdym etapem cyklu życia dokumentu. Najnowsza wersja SharePoint zapewnia również strumieniowe przesyłanie informacji w czasie rzeczywistym.
Bez względu na to, jak dobry jest system, zawsze będą pewne wady. Jednak ważne jest, aby użytkownik określił priorytety i wymagania dotyczące użytkowania, aby rozważyć zalety nad wadami.
Wady korzystania z SharePoint do zarządzania dokumentami:
1) Oparte na sieci
Jak wiemy, dostęp do SharePoint wymaga Internetu, który wymaga solidnej sieci, a nawet solidne połączenie sieciowe jest czasami podatne na awarie. W takich sytuacjach korzystanie z SharePoint staje się niemożliwe ze względu na jego zależność od Internetu.
2) Pakiet wielu zadań
Wiemy, że SharePoint ma większy potencjał niż tylko przechowywanie dokumentów, takich jak zautomatyzowane przepływy pracy, itp. Dlatego dla małej firmy, która potrzebuje tylko narzędzia do przechowywania dokumentów online, na rynku są inne, bardziej odpowiednie narzędzia.
3) Subskrypcja
Każdy nowy pracownik, który uzyska dostęp do SharePoint, potrzebuje miesięcznej płatności za subskrypcję, co może okazać się kosztowne dla organizacji o mniejszych wymaganiach i niższych budżetach.
Zanim stworzymy i zagłębimy się w nawigacyjne aspekty zarządzania danymi w SharePoint, oto wymagania, które muszą zostać spełnione:
1) Określ rodzaj dokumentów które trafią do systemu:
Na podstawie typu dokumentu, który trafia do systemu, użytkownicy będą mogli skonfigurować plik szablon dla każdego typu dokumentu, aby był gotowy do użycia.
dwa) Wypisz rodzaj informacji które należy zebrać dla każdego dokumentu:
Najważniejsze jest posiadanie metadanych dla przesłanego dokumentu, dlatego konieczne jest wyszczególnienie i skonfigurowanie pól do wypełnienia dla metadanych, aby wszyscy użytkownicy mieli wszystkie niezbędne informacje o przesłanych dokumentach. Na tej podstawie można było zdecydować, że lokalizacja lub ścieżka , gdzie dokument jest umieszczany w systemie
3) Pracować z Metadane :
W przeciwieństwie do tradycyjnej konfiguracji folderów i podfolderów, które zajmują olbrzymią pamięć i nadal nie zapewniają wszystkiego uporządkowanego, w sposób oczekiwany, w SharePoint używamy metadanych, aby uczynić je bardziej systematycznymi i bardziej dostępnymi.
Oto jak ustawiamy system SharePoint zgodnie z metadanymi - każdy załadowany dokument musi być oznaczony odpowiednimi i predefiniowanymi metadanymi. Dzięki temu wyszukiwanie za pomocą słów kluczowych daje najbardziej odpowiednie / dokładne wyniki.
4) Treść Rodzaje:
Ważne jest również uporządkowanie typów treści w systemie zarządzania dokumentami. Typ zawartości to nic innego jak dosłownie - typ treści. Możesz kategoryzować dokumenty na podstawie typu posiadanej zawartości.
jak pisać przypadki testowe dla aplikacji internetowych
Na przykład: jeśli istnieje dziesięć dokumentów Word, które są HLD, pięć arkuszy Excela przypadków testowych i dwie liczby dokumentów Word Planów testów, wówczas można je sklasyfikować na podstawie typu treści. Mówiąc bardziej szczegółowo, typy zawartości zawierają typy metadanych, na podstawie których klasyfikowana jest zawartość.
Typów zawartości można używać ponownie w różnych scenariuszach i wymaganiach. W ustawieniach programu SharePoint istnieje wiele opcji tworzenia nowych typów zawartości, a także włączania typu zawartości do grupy, którą można przeszukiwać w przyszłości.
5) Kontrola dostępu :
W oparciu o powyższe punkty kontrola dostępu można podać, aby użytkownicy mogli chronić swoje dokumenty i udostępniać je tylko wybranym użytkownikom.
Również, konfigurowanie ról dla różnych użytkowników o różnym stopniu kontroli nad dokumentem (tworzenie, przeglądanie, usuwanie i zatwierdzanie dokumentu itp.).
6) SharePoint 2013 zawiera również Zasady dokumentów, aby upewnić się, że spełnia wytyczne korporacyjne i wymogi prawne.
[wizerunek źródło ]
W tej sekcji wyjaśniono, w jaki sposób pliki są przesyłane do systemu SharePoint i możliwości ich wykorzystania.
1) Dzięki SharePoint łatwy w użyciu interfejs , plik można przesłać, korzystając z funkcji „prześlij” lub przycisku przesyłania. Dokładnie tak, jak wybierasz plik, aby załączyć go do wiadomości e-mail.
dwa) Po wgraniu dokumentu cała masa plików wpisy można wypełniać na podstawie projektu . Na przykład, jeśli jest to projekt z wieloma modułami, możesz mieć pola do wypełnienia szczegółami, aby wskazać, do którego modułu należy plik.
3) Po wypełnieniu wszystkich szczegółów, możesz zapisać plik, a plik zostanie przesłany do systemu z niektórymi automatycznie wypełniane metadane np. kto utworzył plik, kiedy plik został utworzony, numer wersji itp. oraz kilka wypełnionych danych, takich jak szczegóły modułu itp.
4) Za każdym razem, gdy dokument jest modyfikowany, wersja jest wyświetlana w historii, a użytkownicy mogą zobaczyć plik historia wersji dokumentu - albo tylko po to, aby go wyświetlić, albo w celu przywrócenia pliku do określonej poprzedniej wersji.
5) Po przesłaniu dokumentu do SharePoint zawsze jest tworzone łącze dla każdego pliku. To link można udostępniać w dwóch celach - do przeglądania lub edycji.
6) Jeśli masz Office 365, możesz również wyszukaj dowolny dokument w SharePoint z funkcją wyszukiwania na komputerze lokalnym.
7) Dokumenty można tworzyć, modyfikować i usuwać z odpowiednimi uprawnieniami, w dowolnym momencie w zależności od zmieniających się wymagań lub potrzeb biznesowych.
Gdy tworzony jest plik dokumentu dla projektu, który podlega ciągłym udoskonaleniom i zmianom, modyfikacja dokumentu, którego to dotyczy, również staje się procesem ciągłym. Dziesięć lat temu, nawet przy użyciu najnowocześniejszej technologii, podczas gdy wielu użytkowników mogło uzyskać dostęp do folderów i dysków współdzielonych, tylko jedna osoba - administrator, miałaby uprawnienia do wprowadzania jakichkolwiek zmian w plikach na dyskach współdzielonych, co byłoby niewystarczające .
Dziś, korzystając z SharePoint, mamy wiele ciekawych funkcji, które dają równe szanse wszystkim jego subskrybentom, aby sprostać wymaganiom ich ról, bez konieczności narażania własnej pracy lub pracy wykonywanej przez inną osobę na dokumencie.
Oto kilka funkcji, które sprawiają, że SharePoint jest interesujący:
1) Wersjonowanie
SharePoint pozwala każdemu użytkownikowi czytać lub wprowadzać zmiany w tym samym pliku dokumentu i nadaje każdej wersji dokumentu unikalny numer wersji, wraz z komentarzami użytkownika, informującymi, jakie zmiany zostały wprowadzone na tym etapie lub w tej wersji dokumentu.
2) Blokowanie pliku
Osoba używająca pliku do modyfikowania go blokuje plik za pomocą funkcji Wyrejestruj, aby nie było konfliktu w utrzymywaniu prawidłowej wersji pliku, a każda wprowadzona zmiana jest prawidłowo zapisywana w kolejności.
Gdy osoba zakończy pracę z plikiem, używa funkcji Wpisz, aby odblokować plik, aby umożliwić innemu użytkownikowi przejęcie kontroli w podobny sposób.
Na przykład, jeśli użytkownik A musi zmodyfikować dane w pliku X, a użytkownik B ma również zadanie zmodyfikowania tego samego pliku. Użytkownik A uzyskuje dostęp do pliku X w SharePoint o godzinie 00:01, a użytkownik B uzyskuje do niego dostęp o godzinie 00:03, następnie użytkownik A uzyskuje do niego dostęp, wykonuje wyewidencjonowanie w celu zmodyfikowania pliku, aby użytkownik B nie mógł go jednocześnie modyfikować czas. Po zakończeniu użytkownik A dokonuje odprawy. Po zameldowaniu się przez użytkownika A użytkownik B otrzymuje powiadomienie, dzięki czemu może teraz uzyskać do niego dostęp, wyewidencjonować i dokonać modyfikacji, a po zakończeniu odprawy.
3) Metadane
SharePoint dostarcza szczegółowych informacji o aktualnym stanie pliku, np. Kiedy plik był modyfikowany, kto modyfikował plik, czy ostatnia modyfikacja została zatwierdzona czy nie, link do dokumentu itp. Tak szczegółowy status dokumentu pomaga każdemu interesariusz biznesowy, który ma dostęp do pliku, uzyska pełny wgląd w aktualny stan.
Wniosek
SharePoint Document Management System to współpracujące repozytorium plików, niezależnie od tego, czy jest to platforma chmurowa, czy serwerowa, jest łatwy w użyciu i ma wbudowane funkcje bezpieczeństwa.
Chociaż na rynku może być wiele takich narzędzi, które mogą być tańsze i łatwiejsze w użyciu, program SharePoint firmy Microsoft ma doskonałe funkcje zapewniające solidny system zarządzania dokumentami.
rekomendowane lektury
- Dogłębne samouczki dotyczące Eclipse dla początkujących
- 10 najlepszych systemów zarządzania dokumentami dla lepszego przepływu pracy
- Samouczek SVN: Zarządzanie kodem źródłowym przy użyciu Subversion
- Samouczek Bugzilli: Praktyczny samouczek dotyczący narzędzia do zarządzania defektami
- Samouczek TestLink: Przewodnik dla laika po narzędziu do zarządzania testami TestLink (samouczek nr 1)
- Samouczek 4 TestLink - Wskaźniki testowe, zarządzanie słowami kluczowymi, pola niestandardowe i wykresy raportów z testów
- Samouczek administracji JIRA: Administrator JIRA i zarządzanie użytkownikami
- IBM Rational Team Concert Defect Management Tool - samouczek