executive assistant skills
Dowiedz się o rolach i obowiązkach, wynagrodzeniach i podstawowych umiejętnościach niezbędnych do odniesienia sukcesu jako asystent wykonawczy:
Rola asystentów wykonawczych ewoluowała w ostatnich latach. Po prostu odpowiadając na telefony i witając gości w biurze, stali się dziś strategicznym partnerem, rozwiązującym problemy i zaufanym powiernikiem. Są teraz bardziej wartościowi niż wcześniej. Ich funkcja przekształciła się w bardziej strategiczną niż wspierająca.
implementuje tablicę skrótów c ++
Dzisiejsze kierownictwo w dużej mierze polega na swoich asystentach, jeśli chodzi o coś więcej niż tylko pomoc administracyjną. Są zależni od swoich EA w zakresie wiedzy technicznej, doradztwa strategicznego, a także krytycznej analizy sytuacji. Ich rola rozciąga się na paranie się szerokim zakresem rzeczy i różnorodnymi zagadnieniami, takimi jak komunikacja wewnętrzna, zarządzanie projektami, planowanie wydarzeń itp.
Czego się nauczysz:
- Role i obowiązki asystenta wykonawczego
- Wynagrodzenie asystenta wykonawczego
- Lista umiejętności asystenta wykonawczego
- Umiejętności wybitnego asystenta wykonawczego
- Co sprawia, że asystent wykonawczy jest gwiazdą rocka?
- Wniosek
Role i obowiązki asystenta wykonawczego
Ich praca jest określana jako rola władzy. Jest więc nieuniknione, że asystenci wykonawczy powinni mieć pewien zestaw specjalnych umiejętności, aby wszystko przepracować. Jeśli planujesz zostać jednym z nich, oto lista podstawowych i niezbędnych umiejętności, które musisz posiadać. Ale wcześniej musisz wiedzieć, jakie są obowiązki asystenta wykonawczego.
Obowiązki asystenta wykonawczego
(wizerunek źródło )
Chociaż rola i obowiązki asystenta wykonawczego znacznie wzrosły w ostatnich latach, niektóre z podstawowych pozostały takie same.
Obowiązki obejmują:
- Przygotowywanie dokumentów typu raporty finansowe, faktury, notatki, pisma, raporty itp.
- Dbanie o połączenia w razie potrzeby, takie jak odbieranie, przekierowywanie lub przekazywanie wiadomości.
- Dbanie o podstawową księgowość.
- Gromadź i archiwizuj dokumenty, raporty i dokumenty firmy.
- Przygotowanie dokumentów do recenzji i prezentacji po zbadaniu i przeprowadzeniu danych.
- Pomóż kadrze kierowniczej przygotować się do spotkań.
- Dokładne nagrywanie protokołu spotkania.
- Ustalanie terminów.
- Używanie komputerów do różnych prac.
- Organizowanie podróży.
- Zarządzanie bazą danych, zamawianie materiałów eksploatacyjnych i wykonywanie podobnych obowiązków biurowych.
- Sprawdzanie, sortowanie i dystrybucja komunikatów, takich jak faksy, e-maile, listy itp.
Wynagrodzenie asystenta wykonawczego
(wizerunek źródło )
Stanowiska asystenta wykonawczego zajmują drugie miejsce na liście najlepiej płatnych zawodów na rynku i nie wymagają określonego stopnia ani poziomu wykształcenia. Pensja EA różni się w różnych branżach. Mogą zarobić od 55 000 do ponad 70 000 USD.
Lista umiejętności asystenta wykonawczego
Bycie asystentem wykonawczym to wymagająca praca. Tak więc, jeśli masz ochotę na piekło w tej pracy, musisz posiadać kilka podstawowych umiejętności.
Te umiejętności są szczegółowo wyjaśnione poniżej:
1) Zamiłowanie do rozmów
Asystent wykonawczy jest jak rzecznik, a jego słowa są traktowane jako słowa szefa. Dlatego niezbędne są doskonałe umiejętności komunikacyjne na poziomie eksperckim, z odpowiednią etykietą telefoniczną i dopracowanym językiem. Powinieneś być przekonujący i umieć dokładnie i jasno przedstawić wszystko na stole.
Często asystenci muszą przejąć faktyczną rolę komunikacji wewnętrznej w imieniu swoich szefów. Ponadto dyrektorzy chcą sprawdzić pomysły dotyczące Ciebie lub uzyskać Twoją opinię na temat czegoś istotnego. Dlatego muszą być w stanie uczciwie przedstawić swój punkt widzenia.
2) Nienaganne umiejętności organizowania i ustalania priorytetów
Jest to absolutna konieczność dla asystentów wykonawczych, ponieważ pełnią oni szybko zmieniającą się rolę. Nie mogą więc pozwolić sobie na utratę czasu na brak organizacji. Dobry dyrektor musi być nienagannie zorganizowany.
Wymagają ustalenia priorytetów zadań zgodnie z celem i zakończenia ich jeden po drugim. Pomagają szefowi w ustalaniu priorytetów zadań, więc wcześniej muszą zrobić to samo. W ten sposób pozwala im pomóc swojemu szefowi zminimalizować rozproszenie i skoncentrować się tylko na najbardziej palących kwestiach i działaniach, które mają największy wpływ.
Wymaga to rozsądnego osądu, aby zdecydować, co wymaga uwagi, a co można po prostu wyłączyć. Asystent musi współpracować ze swoim szefem, aby nadać priorytet pracy. Aby być dobrym w ustalaniu priorytetów dla dużych celów, musi być jasne, ponieważ bez jasnych celów nie możesz tego zrobić.
# 3) Wielozadaniowość
(wizerunek źródło )
Cóż, wielozadaniowość to mit, ponieważ nasz mózg może obsłużyć tylko jedną złożoną pracę naraz. Jednak w roli asystenta wykonawczego niezbędna jest wielozadaniowość. Teraz możesz to zrobić, łącząc dwa proste zadania.
Na przykład, jesteś w trakcie rozmowy, a osoba po drugiej stronie zawiesiła Twoje połączenie. Poświęć trochę czasu, aby odpowiedzieć na niektóre e-maile lub dokonać rezerwacji podróży. Musisz określić priorytety swojej pracy i wykonać je jeden po drugim. Ale mieszanie niektórych bezmyślnych zadań pozwoli Ci zaoszczędzić dużo czasu.
# 4) Biegły w technologii
Asystenci wykonawczy muszą być biegli w umiejętnościach technologicznych, ponieważ muszą tworzyć raporty firmowe, wprowadzać dane, zarządzać kalendarzami itp. Dlatego musisz dokładnie znać narzędzia MS Office, Internet itp. Często muszą też pracować z systemem zarządzania relacjami z klientami, wirtualną pomocą techniczną i platformą obsługi klienta.
Dlatego asystent wykonawczy musi mieć gruntowną wiedzę na temat systemów operacyjnych, oprogramowania, przeglądarek itd.
5) Oko do szczegółów
Komunikacja z partnerami i klientami jest wrażliwa, dlatego przy ich obsłudze wymagana jest szczegółowa orientacja. Pomaga im to uniknąć błędów pisarskich i gramatycznych. Pilnowanie szczegółów pomaga również w innych pracach, a także zapewnia rzetelne i dokładne dane wejściowe.
Błędy nie tylko osłabiłyby Twoją reputację, ale także sprawiłyby, że szef zakwestionował Twoją wiarygodność.
# 6) Zdecydowany i szybki
Bycie Asystentem Wykonawczym jest jak ciągłe bieganie w szybkim tempie. Nie mają czasu, aby być powolnym lub niejasnym. Musisz być w stanie ocenić sytuację, zebrać niezbędne informacje, zadawać istotne pytania, a następnie działać szybko.
Nie zawsze możesz mieć wszystkie potrzebne informacje, ale zawsze będziesz musiał działać szybko i pewnie. Nie dostaniesz luksusu czekania na większą jasność lub, co gorsza, czasem nawet na pozwolenie.
Umiejętności wybitnego asystenta wykonawczego
Są asystenci wykonawczy, a następnie są wybitni asystenci wykonawczy. Wybitni to ci, którzy oprócz wyżej wymienionych posiadają inne umiejętności.
# 1) Zasoby
Asystenci wykonawczy są często proszeni o wykonanie niemożliwych zadań. I nie możesz narzekać, ponieważ jest to część pracy, dotyczy terytorium. Musisz mieć znajomości, ludzi, od których możesz spieniężyć przysługi. Musisz być świadomy wszystkich odpowiednich miejsc na różne rzeczy, do kogo się zwrócić, jak negocjować i gdzie szukać. W ten sposób będziesz w stanie wyciągnąć niemożliwe.
# 2) Zachowaj spokój
(wizerunek źródło )
Kierownicy często mają prace pod presją, a większość z nich jest również wymagająca. Ta presja i żądania są przekazywane asystentom. Wiele dni będzie jak ćwiczenia przeciwpożarowe. Musisz więc zachować spokój. Tylko w ten sposób będziesz w stanie dotrzymywać terminów i wykonywać zadania.
# 3) Rozważ szerszy obraz
Asystenci wykonawczy pracują ze wszystkimi szczeblami pracowników i wieloma działami. Aby skutecznie załatwić sprawy w imieniu swojego szefa, musisz dobrze rozumieć biznes. Jeśli nie jesteś w stanie czegoś zrozumieć, umów się na lunch z kimś, kto to rozumie i porozmawiaj z nią.
Możesz też zrobić to samo z kimś z każdego działu. Pomoże Ci to zdobyć większą wiedzę o tym, jak zespół odgrywa istotną rolę w większej misji firmy. To jeden z najlepszych sposobów nawiązywania kontaktów. Musisz mieć podstawową wiedzę na temat wszystkiego, aby móc zaoferować przełożonym i szefowi istotne informacje.
# 4) Sztywna dyskrecja
Dyrektorzy stale mają do czynienia z poufnymi informacjami, co oznacza, że asystenci również mają do nich dostęp. Ze wszystkimi uprzywilejowanymi informacjami należy postępować delikatnie.
Sukces asystenta wykonawczego opiera się na zaufaniu. Nieostrożne obchodzenie się z poufnymi informacjami może nie tylko złamać to zaufanie, ale może również kosztować Twoją pracę. A jeśli omyłkowo poślizgnąłeś się, posiadaj go. Poinformuj swojego szefa o tym wcześniej niż ktokolwiek inny i wypracuj na to lekarstwo.
5) Przewiduj
(wizerunek źródło )
Asystenci wykonawczy rozwijają się, gdy są w stanie przewidzieć możliwe wydarzenia i przewidzieć problemy, zanim przejdą do pełnowymiarowych problemów. Powinni umieć przewidywać sytuację, a także osobiście.
Przewidywanie sytuacyjne ma miejsce, gdy przewidujesz możliwości wystąpienia problemu i aktywnie pracujesz nad jego powstrzymaniem. Osobiste przewidywanie polega na znajomości dziwactw i preferencji swojego szefa. W obu scenariuszach musisz być w stanie powstrzymać to na wczesnym etapie, co pozwoli Ci zaoszczędzić niezliczonych bólów głowy po drodze.
# 6) Elastyczność
Praca asystenta wykonawczego jest szeroka i inna. Oznacza to, że w każdej chwili będziesz musiał obrócić się o 360 stopni. Wszystko zmienia się za jednym pstryknięciem palców i asystenci muszą się dostosować i odpowiednio zareagować.
Powinni być w stanie szybko zmienić to, do czego zmierzają. Na przykład, możesz bardzo się starać, aby coś zrobić, wtedy twój szef przychodzi i żąda pilnego zakończenia innego zadania. Musisz mieć możliwość wstrzymania wykonywanej pracy, aby zakończyć nowo przydzieloną pracę. Ale wtedy musisz też mieć możliwość powrotu do tego, co robiłeś.
Co sprawia, że asystent wykonawczy jest gwiazdą rocka?
Bycie asystentem wykonawczym nie jest łatwe, ale bycie asystentem gwiazdy rocka wymaga znacznie więcej. Kiedy jesteś tak dobry, twój szef zależy od ciebie w wielu sprawach. W takim przypadku nie możesz cofnąć się ani zwolnić. Musisz być o krok do przodu i być asystentem gwiazdy rocka.
# 1) Bądź proaktywny
(wizerunek źródło )
Aby zostać asystentem gwiazdy rocka, musisz mieć własne zdanie. Nie zawsze możesz polegać na swoim szefie, który powie Ci, co należy zrobić. Wiele rzeczy może się nie udać w ciągu jednego dnia dyrektora i dlatego tak ważne jest oczekiwanie.
Jednak równie ważne jest właściwe podejście do problemów. Zawsze staraj się być gotowy z rozwiązaniem, nawet zanim zostaniesz o to poproszony, i staraj się również przygotować alternatywy.
# 2) Miej grubą skórę
Asystenci wykonawczy spotykają się na co dzień z różnymi ludźmi i nie wszyscy są dla nich mili. Niektórzy ludzie mogą mieć zły dzień, a inni są z natury zrzędliwi. Aby radzić sobie z takimi ludźmi, musisz nauczyć się nie brać niczego do siebie. Często potrzebują kogoś, kto by się upuścił. Nie możesz pozwolić, aby tego rodzaju krytyka cię skrzywdziła.
W przeciwnym razie zawsze będziesz wyczerpany, przygnębiony i zirytowany. Będziesz także pozostawał w tyle w swojej pracy. Jeśli więc spotkasz takich ludzi, idź na spacer lub kawę, medytuj lub cokolwiek, co ci pomoże.
# 3) Bądź chętny, aby przejść dodatkową milę
Dobry asystent powinien zawsze chcieć się uczyć. Tylko w ten sposób mogą wyprzedzić nowe oprogramowanie, procedury i technologię. Dlatego powinieneś być niezależnym myślicielem, który nie zawsze potrzebuje kogoś, kto cię prowadzi.
Czasami praca może być przytłaczająca, w takich sytuacjach zachowaj spokój, ustal priorytety, a następnie proaktywnie deleguj zadanie i kontynuuj. Powinniście być niestrudzeni w rozwiązywaniu problemów, zapobieganiu kryzysowi i dotrzymywaniu zobowiązań. Krótko mówiąc, musisz być chętny, niezawodny, inteligentny i pewny siebie. Tylko w ten sposób staniesz się atutem organizacji.
4) Wolontariusz do projektów specjalnych
Jeśli trwa jakiś specjalny projekt, a kierownik nie ma wystarczającej liczby pracowników, aby go poświęcić, zgłoś się jako wolontariusz. Angażowanie się w projekt przy jednoczesnym zachowaniu starej pracy będzie dla Ciebie zbyt trudne, ale nigdy nie uważaj żadnej pracy za zbyt małą.
Często zadawane pytania
Pytanie 1) Jakie są trzy najważniejsze umiejętności asystenta wykonawczego?
Odpowiedź: Umiejętności obejmują:
- Powinien być biegły w technologii.
- Dobry w komunikacji werbalnej i pisemnej.
- Powinni wiedzieć, jak wszystko zorganizować.
P # 2) Dlaczego asystenci są ważni dla kadry kierowniczej?
Odpowiedź: Asystenci bez końca zaspokajają potrzeby swoich szefów, a także przewidują ich potrzeby. Na wszystko informują swoich szefów i na czas. Mówiąc najprościej, zadaniem asystenta jest zorganizowanie prezesa i sprawienie, by wyglądał dobrze.
P # 3) Jak zostać asystentem dyrektora generalnego?
Odpowiedź: Powinieneś mieć co najmniej tytuł licencjata oraz dobre umiejętności komunikacyjne i znajomość języka. Posiadanie wyższego stopnia również pomaga.
P # 4) Jakie jest znaczenie asystenta wykonawczego na poziomie C?
Odpowiedź: Znany również jako C-suit, jest to przymiotnik opisujący kadrę kierowniczą zajmującą wysokie stanowiska w organizacji. C oznacza szefa. Urzędnicy lub dyrektorzy wyższego szczebla są uważani za potężnych i wpływowych.
Wniosek
Jako asystent wykonawczy będziesz mógł pracować z różnymi aplikacjami, narzędziami i programami. Musisz także popracować nad swoimi umiejętnościami interpersonalnymi, ponieważ jest to równie ważne. Możesz nauczyć się korzystać z nowego programu, który ułatwi Ci wykonywanie wielu zadań jednocześnie. Ale aby być najlepszym asystentem wykonawczym, musisz umieć przewidzieć, czego twój szef może potrzebować w następnej kolejności.
Zawsze powinieneś dobrze radzić sobie z trudnymi ludźmi i rozumieć, jak ważna jest prywatność. To są podstawowe umiejętności dobrego asystenta wykonawczego.
rekomendowane lektury
- Asystent testowania oprogramowania
- Pune, dyrektor ds. Wsparcia IT i rozwoju biznesowego, koordynator ds. Szkoleń
- Jak poprosić o awans i podwyżkę pensji w tej ocenie
- Jak poprawić swoje umiejętności testowania i pokonać konkurencję!
- Jak dowiedzieć się, która praca w zakresie kontroli jakości jest dla Ciebie najlepsza na podstawie Twoich umiejętności?
- Narzędzia ponad umiejętności: czy nie trafiamy w sedno?
- Przywództwo w testowaniu - obowiązki lidera testów i jak efektywnie zarządzać zespołem testowym
- Coolmuster Android Assistant do odzyskiwania danych Androida (PRZEGLĄD)