Menu

Jak pisać skuteczne wiadomości e-mail do zespołu ds. Kontroli jakości (lub dowolnego innego) (dołączono przykładowy e-mail)

how write effective emails qa

Wypróbuj Nasz Instrument Do Eliminowania Problemów

Jaka jest pierwsza rzecz, którą robimy, gdy docieramy do pracy (a czasem zaraz po przebudzeniu)? - Sprawdź email, prawda? Czasami nie wiemy, jak będzie wyglądać nasz dzień, dopóki nie przeczytamy od razu każdego e-maila w skrzynce odbiorczej.

W wielu naszych wcześniejszych artykułach podkreślaliśmy znaczenie dobra Zdolności do porozumiewania się skuteczne przekazanie wiadomości docelowej publiczności - jedno z najważniejszych Umiejętności miękkie dla testerów .

W tym artykule skupimy się na jednej konkretnej sekcji komunikacji pisemnej - e-mailu.

Jak pisać skuteczne e-maile

Dzielimy się wskazówkami i sztuczkami, dzięki którym komunikacja e-mailowa będzie płynniejsza i skuteczniejsza. Dotyczy to wszystkich zespołów, a nie tylko zespołu ds. Kontroli jakości.

Komunikacja e-mailowa

Powiedzmy, że otrzymałeś tego e-maila:

E-mail nr 1

Do: Zespół testujący
Przedmiot: Aktualizacja QA
Ciało:
Zespół,
Wystąpiło nieoczekiwane opóźnienie we wdrażaniu kodu w środowisku przejściowym. Z jakiegoś powodu kod się pomieszał i nie wiemy, kiedy te problemy zostaną rozwiązane. Będziemy musieli odłożyć nasze działania, nie wiem do kiedy. Więc zaangażuj się my sami w innych czynnościach testowych.

Żądanie zmiany CR0100H68 ma trafić do produkcji do końca tego miesiąca. Przejrzyj dokument z punktu udostępniania i podaj mi szacunek.

Dzięki,
X, zespół QA.

Czy uważasz, że e-mail jest skuteczny? Porównaj to z następującymi:

E-mail nr 2

Do: Zespół testujący
Przedmiot: Wdrożenie kodu środowiska tymczasowego opóźnione - bezterminowo i CR0100H68 - analiza potrzeb
Ciało:
Witaj drużyno,
Dzisiaj mam dwie aktualizacje dla zespołu.

# 1) Środowisko przejściowe Problemy z wdrażaniem:

  • Z nieoczekiwanych przyczyn wdrożenie kodu środowiska Stagingu jest opóźnione - nie ma jeszcze ETA. Musimy odłożyć nasze działania związane z przygotowaniem do czasu dalszych aktualizacji.
  • Pracuj nad stworzeniem szablonów audytu jakości, dopóki problem nie zostanie rozwiązany.

# 2) Nowa aktualizacja i zadania dotyczące żądania zmiany CR0100H68:

  • Spodziewane uruchomienie do końca miesiąca.
  • Przejrzyj dokumenty i daj mi znać jutro do EOD.

- Ile scenariuszy testowych potrzebujemy?
- Ile z istniejącej dokumentacji będziemy musieli zmienić?
- Ile czasu na napisanie nowej dokumentacji?
- Wymagania dotyczące danych testowych?
- Czas wykonania testu?

Dzięki,
X, zespół QA.

Gdybym był odbiorcą e-maila nr 1, tak by się stało:

  • Może nawet nie otworzę go od razu, ponieważ temat nie mówi nic o znaczeniu treści e-maila.
  • Nawet gdybym go otworzył - spójrzmy prawdzie w oczy, to tylko jeden duży fragment słów; co najmniej nudne.
  • Zadania do wykonania lub oczekiwania wobec mnie są dość niejasne, więc naprawdę nie mam pojęcia, co robić.

Ale jeśli otrzymam e-mail nr 2:

  • Wiem, o czym jest e-mail - wiersz tematu pomaga mi poprawnie odgadnąć ton przekazywanej mi treści.
  • Treść jest wyraźnie podzielona na wypunktowane punkty, aby ułatwić zrozumienie.
  • Wszystkie zadania do wykonania i ETA są jasno określone, więc wiesz, co robić.

Najlepiej byłoby podzielić wiadomość i wysłać 2 oddzielne e-maile dotyczące dwóch tematów, o których informuję.
Ale to twój wybór.

Jak widać, podjęcie prostych działań poprawiło jakość komunikacji.

Wytyczne, dzięki którym komunikacja e-mailowa jest płynniejsza i bardziej efektywna

# 1) Uporządkuj swoje myśli, zanim zaczniesz pisać wiadomość e-mail.

#dwa) Korzystaj z tematu - nadaj ton treści wiadomości e-mail. Jeśli chcesz, pokaż odbiorcom, co jest w środku.

# 3) Użyj flagi „Ważne” w programie do obsługi poczty e-mail, aby zasygnalizować krytyczną komunikację, ale ponownie podejmij decyzję o tym, co jest ważne. Na przykład, jeśli testowanie nie może być kontynuowane z powodu jakiegoś błędu i wszystkie zespoły muszą o tym wiedzieć - oznacz e-mail jako ważny.

# 4) Jasno określ treść wiadomości e-mail. Istnieją 3 podstawowe powody e-maila

  • Przekazujesz informacje - Mów ostro o tym, co piszesz. Niech to będzie jasne, proste. Zachowaj zwięzłość.
  • Żądasz informacji - Czego chcesz, kiedy chcesz, jak chcesz.
    Na przykład, Chciałbym otrzymać kopię dokumentu planu testów od EOD. Umieść to samo we wspólnym folderze projektu i daj mi znać . - Takie stwierdzenie powie Ci: „Jaki - plan testu, kiedy - EOD i jak - umieść go we wspólnym folderze.
  • Potwierdzenie - To są jednowierszowe i nie mają dla nich wiele. Zwykle „Dziękuję” lub „Gotowe”.

# 5) Spróbuj sprawdzić pisownię. Większość aplikacji e-mailowych ma opcję obowiązkowego wykonywania tego sprawdzenia za każdym razem, gdy wysyłana jest wiadomość e-mail.

najlepszy program do czyszczenia plików dla systemu Windows 10

# 6) Gdy znajdujesz się na liście CC, oznacza to, że jest to FYI. Musisz więc tylko wiedzieć, co się dzieje, ale nie oczekuje się od Ciebie działania.

# 7) Nie używaj opcji „Odpowiedz wszystkim”, gdy nie jest to konieczne.

# 8) Aby uniknąć sytuacji, w której e-mail wysłany do wielu odbiorców będzie „odpowiadał wszystkim”, UDW wszystkie adresy e-mail.

# 9) Bądź wrażliwy. Kiedy przekazujesz krytyczną lub negatywną opinię o osobie lub produkcie, spróbuj to zrobić, rozmawiając bezpośrednio z tą osobą lub wysyłając e-mail tylko do tej jednej osoby.

Sugerowana lektura = >> Narzędzia do testowania wiersza tematu wiadomości e-mail

Jeszcze kilka wskazówek, jak unikać chwil „Ups”

# 1) Dodaj adresy e-mail w polach Do, DW lub UDW na końcu, gdy utworzysz wiadomość e-mail i będziesz zadowolony z napisanej treści. Dzieje się tak dlatego, że czasami możesz przypadkowo nacisnąć „wyślij”, zanim będziesz gotowy, i ostatecznie zostaniesz nadawcą niekompletnego lub nieprawidłowego e-maila.

#dwa) Jeśli zdarzy się, że przypadkowo wysłałeś w połowie kompletną (lub w połowie niekompletną, w zależności od twojego filozoficznego nastawienia) wiadomość e-mail, dostępna jest opcja przypomnienia, aby poprawić.

# 3) Jeśli nie masz doświadczenia w pisaniu oficjalnych e-maili - spróbuj poprosić znajomego o przeczytanie go przed wysłaniem i uzyskanie jego opinii.

# 4) Nie używaj potocznych wyrażeń ani idiomów, chyba że wiesz, co to znaczy. Może się zdarzyć, że powiesz coś zawstydzającego, a wysłany e-mail jest prawie niezmienny.

Naprawdę mam nadzieję, że to pomoże Ci pisać lepsze e-maile. Podziel się z nami swoimi doświadczeniami.

Masz więcej wskazówek? Prosimy o przesłanie opinii i komentowanie poniżej.

rekomendowane lektury

^